Il Data Protecion Officer (DPO)

Cos’è e Quali Sono le Sue Responsabilità?

Il Data Protection Officer (DPO), noto anche come Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), è una figura chiave introdotta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), Reg. (UE) 2016/679. Il DPO è obbligatorio in alcune circostanze specifiche e ha una duplice funzione di supporto e sorveglianza. Come definito dall’art. 39 del GDPR, il DPO ha il compito di aiutare e monitorare le organizzazioni nell’adempimento degli obblighi derivanti dal GDPR e dalle normative correlate.

Quali Sono i Compiti Principali del DPO?

L’art. 39 del GDPR elenca le funzioni principali del DPO. Tra queste, rientrano la consulenza sugli obblighi di conformità al GDPR, la supervisione dell’osservanza normativa, e l’assistenza nella valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA, art. 35 GDPR). Inoltre, il DPO funge da punto di contatto per le richieste degli interessati (gli individui a cui si riferiscono i dati trattati) e per le Autorità di Controllo, con cui collabora in caso di necessità. Il DPO è anche responsabile della formazione del personale autorizzato e, in alcuni casi, della gestione del Registro dei Trattamenti (art. 30 GDPR).

Come Lavora un DPO: Il Supporto Quotidiano

Sebbene i compiti del DPO siano definiti dal GDPR, ogni professionista può interpretare e organizzare il proprio lavoro in modo unico. Studio DFG ha sviluppato un approccio basato su check-up annuali della conformità e incontri periodici (es. mensili) per affrontare le problematiche quotidiane legate al trattamento dei dati. Questo metodo evita il rischio di un DPO “a chiamata”, pratica che contraddice lo spirito della normativa. Il DPO produce anche report e verbali annuali sui progressi aziendali in termini di conformità al GDPR.

Quando è Obbligatoria la Nomina del DPO?

La nomina del DPO è obbligatoria in alcuni casi, elencati sia nel GDPR che nelle FAQ del Garante Privacy e nelle linee guida dell’EDPB (WP243_Rev01). Riassumendo, il DPO è obbligatorio per:

• Pubbliche amministrazioni e organismi pubblici, inclusi soggetti privati che svolgono funzioni pubbliche.
• Organizzazioni private che trattano dati personali su larga scala per attività che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati, come la videosorveglianza di aree pubbliche.
• Organizzazioni private che trattano su larga scala categorie particolari di dati, come dati sanitari (art. 9 GDPR) o dati su condanne penali (art. 10 GDPR).

Non è possibile stabilire a priori se sussista o meno l’obbligo di nomina. Data la complessità di alcune situazioni, Studio DFG analizza ogni caso con attenzione e, quando necessario, emette un parere dettagliato che spiega se sussistano o meno obblighi di nomina. Inoltre, anche in assenza di obblighi, nominare un DPO può essere consigliato per motivi di immagine, trasparenza nella gestione dei dati o per migliorare l’accesso a mercati specifici (es. gare d’appalto).

Requisiti e Qualità Professionali del DPO

Non esiste un albo o un Ordine dei DPO, e quindi, in teoria, chiunque potrebbe ricoprire il ruolo. Tuttavia, il GDPR impone requisiti professionali e di autonomia che, se non rispettati, rendono la nomina non valida e possono portare a sanzioni. Ad esempio, il DPO non può essere una figura che, all’interno dell’organizzazione, decide finalità e mezzi di trattamento dei dati. Pertanto, non possono essere nominati DPO responsabili delle risorse umane, del marketing o amministratori delegati.

Il DPO deve avere una conoscenza approfondita della normativa e delle misure di sicurezza, il che implica competenze sia giuridiche che, in parte, informatiche. Per questo, molte aziende preferiscono affidarsi a professionisti o società esterne con esperienza certificata.

Vantaggi di Scegliere una Società come Studio DFG

Affidarsi a una società, anziché a un singolo professionista, offre alcuni vantaggi significativi. Studio DFG, ad esempio, dispone di un team di professionisti Senior e collaboratori in grado di garantire un’assistenza tempestiva, anche in situazioni di emergenza (come ispezioni o data breach) qualora il DPO designato sia temporaneamente indisponibile. Studio DFG offre inoltre una copertura assicurativa professionale e mantiene aggiornate le competenze del proprio personale tramite corsi di formazione e certificazione periodica.

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